Inmediatoacceso a certificados. Antes, 2 días hábiles.
8:00 a.m.pago en cuenta tras cargar lotes a las 5:00 p.m.
En resumen
“Antes tardaba aproximadamente 3 días en revisar la nómina. Ahora lo hago en aproximadamente 3 horas.”
Andrea Galeano, VP financiera y administrativa de Aritmétika
Empresa
Gestor de fondos de capital privado con 14 años en la industria de administración de fondos. Su principal activo es la compra de sentencias de reparación directa: su fondo Catleya ha administrado cerca de un billón de pesos en sentencias.
Aritmétika es un gestor de fondos de capital privado que liquida la nómina de tres compañías y cerca de 150 colaboradores. Con Bitákora, la revisión de nómina pasó de 3 días a 3 horas, los colaboradores resuelven sus solicitudes de certificados en un clic desde miBitákora y el pago llega a las cuentas la mañana siguiente al cargue de los lotes.
Impacto en breve
Revisión de 3 nóminas en cerca de 3 horas, frente a 3 días antes.
Entre 15 y 20 correos de solicitudes reemplazados por autogestión en miBitákora.
Respuesta a colaboradores: de 2 días hábiles a inmediata.
Lotes de pago cargados a las 5:00 p.m. y recursos en cuenta a las 8:00 a.m.
Respuesta inmediata del soporte cuando cambió la normativa para liquidar a los aprendices SENA.
El reto
¿Qué problema tenía Aritmétika con su nómina?
Aritmétika administra tres compañías y liquida la nómina de cerca de 150 colaboradores. La revisión de esas tres nóminas tomaba alrededor de 3 días.
A esa carga se sumaban entre 15 y 20 correos de colaboradores que pedían su certificado laboral, documentos del expediente laboral, el certificado de ingresos y retenciones y constancias de pago. Cada respuesta podía tardar hasta 2 días hábiles.
La solución
¿Cómo usa Aritmétika Bitákora?
01
Parametrización detallada para que cualquiera pueda liquidar
Los módulos de configuración de Bitákora y su manual de usuario permiten que un colaborador nuevo o una persona con experiencia en la compañía configure y liquide la nómina.
“Lo que más me gusta de Bitákora es el front que tiene la aplicación. Tiene unos módulos de configuración bastante detallados, amigables.”
Andrea Galeano, Aritmétika
02
Pagos cargados en la tarde, recursos en cuenta en la mañana
Aritmétika carga los lotes de pago a las 5:00 p.m. y a las 8:00 a.m. sus colaboradores ya tienen los recursos en sus cuentas.
03
Certificados en un clic con miBitákora
Los colaboradores consultan y descargan su certificado laboral, documentos del expediente, certificado de ingresos y retenciones y constancias de pago desde el portal miBitákora. Las solicitudes que antes tomaban 2 días hábiles se resuelven de inmediato.
Aritmétika concilia la nómina con los reportes y gráficas que descarga de Bitákora, en lugar de cruzar números en hojas de cálculo.
“No vamos a lo arcaico de solo números y celdas para contabilizar o llevar la nómina o hacer las conciliaciones.”
Andrea Galeano, Aritmétika
05
Modo Crucero y soporte para cambios normativos
Con Modo Crucero, la funcionalidad de nómina con IA de Bitákora, el equipo pregunta cómo configurar el sistema o cómo ingresar una novedad. Cuando cambió la aplicación de la normativa para liquidar a los aprendices SENA, el soporte de Bitákora respondió de inmediato.
“Hace poco tuvimos unos inconvenientes con las nuevas aplicaciones de la normativa para la liquidación de los aprendices SENA. Su respuesta fue inmediata y resolutiva con el problema.”
Antes y después de Bitákora en Aritmétika, según su testimonio en video
Indicador
Antes
Con Bitákora
Revisión de 3 nóminas
3 días
3 horas
Respuesta a solicitudes de colaboradores
2 días hábiles
Inmediata
Solicitudes por correo
15 a 20
Autogestión en miBitákora
“Ahora, con la nueva funcionalidad de Modo Crucero utilizando inteligencia artificial, tengo un amigo que me acompaña en la liquidación de nómina, que le puedo preguntar cómo realizar la configuración y cómo ingresar la novedad de la empleada.”
Andrea Galeano, VP financiera y administrativa de Aritmétika
