Nómina electrónica
para empresas en Colombia

La nómina electrónica es un documento digital que sirve como soporte fiscal de los pagos realizados a los trabajadores por concepto de nómina o de la relación laboral.

Están obligados a generarla y transmitirla:

• Toda empresa o persona natural con trabajadores que tengan una relación laboral y busquen deducir esos pagos como costos o gastos en su declaración de renta ante la DIAN.
• Incluye a los empleadores que pagan a pensionados a su cargo y usan esos pagos como deducción en renta.

Para cumplir con la transmisión de nómina electrónica, las empresas deben asegurarse de:

• Utilizar un software de nómina habilitado por la DIAN.
• Contar con un certificado digital para firmar electrónicamente el documento.
• Incluir en la nómina electrónica toda la información requerida: datos completos del empleador y trabajador, valores devengados, deducciones, valor neto a pagar, medios de pago y numeración consecutiva con código CUNE.
• Generar el archivo en formato XML para enviarlo a través del portal de la DIAN.
• Estar previamente habilitados como emisores en el Sistema de Factura Electrónica.
• Conservar los archivos por 5 años en formato digital.
• Corregir errores en máximo 3 días hábiles después de detectarlos.

Dentro de la información que se emite en la nómina electrónica se encuentra:

• Datos del empleador y trabajador: documento, razón social, NIT.
• Periodo de liquidación correspondiente.
• Ingresos: salario, extras, recargos, comisiones, bonificaciones y otros.
• Deducciones: salud, pensión, riesgos, retenciones, libranzas y descuentos autorizados.
• Aportes parafiscales: caja de compensación, SENA e ICBF (si aplican).
• Neto a pagar: valor final tras deducciones.
• Notas o ajustes: corrección o anulación de comprobantes enviados.

La transmisión a la DIAN se realiza mensualmente dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al periodo de pago de la nómina para los trabajadores o pensionados a cargo del empleador. Aunque la Resolución 13 de 2021 no indica si son calendario o hábiles, los plazos se entienden como días hábiles.

Las sanciones están reguladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario y pueden representar valores significativos para las empresas.

• 1% de las sumas sobre las cuales no se suministró la información exigida.
• 0,7% de las sumas sobre las cuales se entregó información errónea.
• 0,5% de las sumas reportadas de manera extemporánea.
• 0,5 UVT por dato erróneo, cuando no sea posible establecer la base de la sanción.

Estas sanciones pueden ser reducidas si las omisiones son subsanadas.

Lo más importante es que el software de nómina esté habilitado por la DIAN, que genere el archivo de manera rápida y en cumplimiento con la ley.

Además, con funciones como parametrización de conceptos, emisión de documentos y gestión de ajustes tal como la genera Bitákora. Convierte un proceso complejo en una experiencia segura y en cumplimiento total con la DIAN.