Nómina electrónica con Bitákora

En Bitákora, ofrecemos dos métodos para la transmisión de nómina electrónica, brindando flexibilidad y opciones personalizadas.

• Método de Software Propio: Solo se requiere contar con el certificado de firma digital emitido por una compañía certificada por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). La conexión será directa entre Bitákora y la DIAN para la emisión de documentos electrónicos.
• Método a través de Tercero – Saphety: Para aquellos que prefieran una gestión externa, ofrecemos la opción de utilizar Saphety como intermediario.

Seleccionado el método de transmisión y con sencillas configuraciones podrás optimizar la transmisión de tu nómina electrónica de manera efectiva y segura utilizando Bitákora.

Bitákora facilita la gestión de configuraciones de conceptos de nómina electrónica, proporcionando agrupaciones intuitivas mediante un conjunto organizado de herramientas para la personalización de grupos de configuración en devengos y deducidos. Esta capacidad de personalización se ajusta a los criterios y objetivos individuales de cada empresa.

Es fundamental destacar que Bitákora automatiza la gestión de conceptos asociados a ausencias remuneradas, no remuneradas, préstamos o líneas de crédito. Estos se integrarán automáticamente y eliminan la necesidad de configuración manual, proporcionando una mayor eficiencia y precisión en el manejo de la información de nómina.

Las incapacidades representan períodos en los que un empleado no puede desempeñar sus funciones laborales debido a razones médicas. En nómina electrónica, estas se clasifican según su origen y se configuran de acuerdo con las normativas pertinentes, como la Resolución DIAN 00013-11 de febrero de 2021. Las categorías de configuración son:

• Común

• Laboral

• Profesional

• Licencia de Maternidad y Paternidad

Bitákora facilita la emisión de documentos a la DIAN con una interfaz intuitiva. Desde la sección de nómina electrónica, en la opción «Transmitir periodo», se activan los periodos liquidados pendientes de envío. Al elegir el mes, el sistema informa posibles problemas con mensajes de advertencia en naranja y errores en rojo, permitiendo correcciones directas.

La opción de reporte facilita la validación con un archivo Excel detallado, con la función «Actualizar documentos», es posible regenerar archivos de nómina electrónica para el periodo elegido.

Finalmente, al realizar las correcciones necesarias, el botón «Transmitir periodo» estará listo para enviar los documentos electrónicos a la DIAN.

La funcionalidad de consultar la Nómina Electrónica desde el Empleado es una manera práctica de validar detalladamente los registros que se transmitirán directamente a la DIAN de manera individual. Los usuarios podrán consultar el mes en curso o explorar periodos anteriores, accediendo a una visión completa de los devengos, deducciones y otros aspectos relevantes de la transmisión, descargar archivos individuales en formato JSON y la posibilidad de realizar ediciones de errores que impiden la transmisión del documento, validación de consecutivo NE, estado de la transmisión y código CUNE facilitando las verificaciones específicas según las necesidades particulares de cada empleado.

Bitakora facilita el proceso de consulta de nómina electrónica de manera masiva, con la posibilidad de descargar y realizar las validaciones desde un archivo Excel que se podrá descargar desde las opciones de generación de nómina electrónica o de reportes, este proporcionará información completa y detallada del estado de la transmisión, información personal y general de la liquidación de la nómina de cada empleado, errores y advertencias que señalan posibles inconsistencias que requieren atención del usuario.

Las notas de ajuste son documentos que también pueden ser enviados dentro del proceso de nómina electrónica, como bien lo dice su nombre, su fin principal, es reportar ajustes sobre los documentos de nómina electrónica enviada inicialmente para realizar corrección de errores, existen dos tipos de notas de ajuste, reemplazo y/o eliminación.

Bitákora simplifica el proceso al permitir realizar las notas de ajuste de manera masiva mediante filtros de búsqueda, pero estas serán enviadas por cada empleado que requiera modificación o eliminación de datos, agilizando la gestión de múltiples documentos. Para ajustes individuales, se puede acceder a la sección de gestión de empleados en nómina electrónica, donde las opciones de reemplazo o eliminación están disponibles. Es importante tener en cuenta que estas acciones solo son aplicables si el documento no ha sido transmitido previamente.

En Bitákora, el proceso de provisiones de prestaciones sociales es una parte esencial de la gestión de la nómina electrónica, garantizando una administración eficiente de los beneficios laborales para los empleados. Este proceso se lleva a cabo mediante dos métodos de provisión clásica o consolidada.

Según sea el método de provisión, los usuarios podrán generar informes, los cuales pueden ser consultados desde la opción de reportes. Estos ofrecen una visión global de las provisiones realizadas, permitiendo una revisión rápida y detallada de los beneficios asignados a cada empleado.

Con Bitákora, se abre la posibilidad de llevar a cabo procedimientos adicionales que, aunque no forman parte de las prácticas comunes en el proceso de nómina electrónica, pueden surgir debido a circunstancias particulares. Estas situaciones se pueden gestionar y adaptar para garantizar la correcta consolidación del proceso, algunos de estos son:

• Historial de envíos.

• Generación de documentos de periodos no transmitido.

• Actualizar CUNES.

• Validación de ítems omitidos en la transmisión.

• Deshacer la habilitación.

• Asignación de consecutivo.