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Los temas tratados fueron:
- En qué consiste la transmisión con software propio.
- Cómo se firman los documentos.
- Cómo se realiza la habilitación ante la DIAN.
- Con quién se pueden adquirir las firmas digitales
¿Cuáles son los modos de operación para transmitir la nómina electrónica?
(3 min 37 seg)
Puedes transmitir los documentos de soporte de la nómina electrónica en estas tres modalidades:
- Proveedor tecnológico: una empresa que está facultada para firmar y transmitir la nómina electrónica a la DIAN.
- Software propio: la empresa con un software licenciado, transmite la nómina electrónica a nombre de si misma con su certificado de firma digital.
- Software gratuito: transmitir la nómina electrónica a través del servicio gratuito que dispone la DIAN.
¿Si la empresa cambia el modo de operación, se debe realizar una nueva habilitación?
(11 min 20 seg)
Cada vez que se cambie de modo de operación o cambio de proveedor tecnológico, se debe realizar una habilitación nueva.
La habilitación que se realizó para facturación electrónica, ¿sirve para la nómina electrónica?
(11 min 40 seg)
La presentación de facturas electrónicas ante la DIAN es un proceso diferente a la transmisión de la nómina electrónica. Es más, se pueden tener medios u operadores distintos para cada proceso.
Para transmitir la nómina electrónica se necesita un proceso de habilitación propio.
¿En qué consiste el proceso de habilitación para nómina electrónica?
(12 min 42 seg)
El proceso de habilitación para la nómina electrónica consta de la transmisión de los siguientes documentos de prueba:
- 4 nóminas individuales
- 4 notas de ajuste
La DIAN habilitará la empresa en la modalidad seleccionada si los documentos de prueba transmitidos cumplen con la estructura y los campos requeridos por la Resolución 0013 de 2021.
¿Cómo se configura Bitákora para transmitir la nómina electrónica?
(16 min 17 seg)
Para transmitir la nómina electrónica con software propio:
- Cargar en Bitákora el certificado de firma electrónica adquirido por la empresa.
- Registrar la clave del certificado.
- Ingresar el ID del software, y el PIN del software, los cuales son datos generados en el proceso de habilitación con la DIAN.
Para transmitir con un proveedor tecnológico:
- Configuración en la plataforma del proveedor tecnológico
- Registrar en Bitákora el usuario y la clave del proveedor tecnológico.
¿Cómo se realiza el proceso de habilitación con software propio?
(18 min 37 seg)
Para realizar la habilitación de la nómina electrónica en la DIAN en la modalidad de software propio, se debe hacer lo siguiente:
- Ingresar a la DIAN en la opción de habilitación
- Seleccionar nómina electrónica
- Seleccionar modo de operación software propio
- Realizar el proceso de habilitación desde Bitákora
- Validar que la DIAN notificó el estado a Habilitado
¿Cómo se transmiten los documentos de nómina electrónica en el entorno productivo de la DIAN?
(22 min 57 seg)
La transmisión de documentos de nómina electrónica es el mismo en cualquiera de las modalidades existentes.
- Bitákora prepara los documentos en línea, cada vez que se registra cualquier novedad o evento al trabajador.
- En el momento que se decida hacer la transmisión, se prepara el lote de documentos de nómina electrónica ara ser enviados a la DIAN.
- Durante la transmisión, Bitákora firma los documentos con el certificado digital de la empresa y se conecta a la DIAN.
- Se validan las respuestas de la DIAN y en caso de tener inconsistencias o no recibir respuesta, se habilitan los procesos de retransmisión o sincronización.
La validación de los documentos en la DIAN se debe realizar en la opción: Facturando Electrónicamente.
Diferencias entre transmitir con software propio y con operador tecnológico
(25 min 30 seg)
| Software propio | Operador tecnológico | |
|---|---|---|
| Quién firma | La empresa que emite | El operador tecnológico |
| Tiempo de emisión | Muy corto, solo se espera la respuesta de la DIAN | Más largo, se deben contemplar los tiempos de la DIAN y del operador |
| Costos | Menor costo: anualmente se compra un certificado de firma para todos los documentos de la empresa. Además se puede compartir con los procesos de facturación electrónica. | Cobro por cantidad de documentos transmitidos, incluyendo ajustes. |
| Proceso | Registro en Bitákora del certificado | Se registran los datos de autenticación del operador. |
Generalidades del certificado digital
(28 min 40 seg)
El Organismo Nacional de Acreditación ONAC, es la entidad que avala las empresas que pueden vender los certificados digitales.
En Colombia al día de hoy existen 9 entidades avaladas para emitir certificados de firmas digitales.
Se debe adquirir un certificado de firma digital para cada razón social, y nuestros clientes están en la libertad de elegir el emisor que desee para firmar sus documentos de nómina electrónica.
El software de nómina Bitákora se actualiza constantemente para facilitar el trabajo de todos los profesionales de nómina en Colombia.
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