Información exógena 2025 y generación del CIR con Bitákora

Conoce la Resolución 162 de 2023, de vigencia indefinida para la información exógena, y su impacto en los formatos 2276 y 220. Aprende, junto a Diego Aguirre y Yahir González, las configuraciones esenciales para su correcta generación en nuestro software de nómina Bitákora.

• Configuraciones para el formulario 220 en Bitákora.
• Aspectos generales del formato 2276 en la versión 4.
• Configuración y generación del Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR).
• Generación de reportes como apoyo para la revisión de la información.
• Validación y descarga del XML del formato 2276.

El formato 220 que corresponde al Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR), se mantiene en la misma versión de la Resolución 22 de 2024, el cual aplica para:

• El año gravable 2023 y los siguientes.
• Por esta razón, la casilla del año gravable en el formato ya no incluye el año impreso.

Para entregar los certificados de ingresos y retenciones del año gravable 2024, según el Decreto 1625 de 2016, modificado por el artículo 1 del Decreto 2229 de 2023:

• Artículo 1.6.1.13.2.40: »Establece que es obligación expedir los certificados por parte del agente retenedor, es el último día hábil del mes de marzo», que para el 2025 correspondería a más tardar el 31 de marzo de 2025».

Antes de realizar la generación de los certificados de ingresos y retenciones, tener en cuenta lo siguiente:

• Bitákora permite realizar la configuración de los conceptos de nómina en cada renglón del certificado. En la sección Agrupación de ítems, revisar la categoría Certificado de ingresos y retenciones y desde allí será posible realizar la configuración de cada concepto.
• Existen conceptos que vendrán preconfigurados por Bitákora como: salario básico, salario integral, incapacidades, ausencias remuneradas y ausencias no remuneradas, entre otros.
• Tener presente todos los conceptos que hayan sido creados en el año 2024 y verificar que estén agrupados en alguno de los renglones del certificado de ingresos y retenciones, para ello Bitákora cuenta con información de apoyo; en la sección de Reportes, en la categoría de Configuración, se podrá descargar el detalle de los ítems que están agrupados en cada renglón.

Esta opción se habilita siempre y cuando todas las nóminas del año fiscal estén en un periodo del siguiente año. La generación del CIR y la exógena se realiza por cada razón social.

En el Home de Bitákora se habilitará la opción para la generación de los certificados e información exógena, en la sección Procesos periódicos.

Con estos tres sencillos pasos, se consolidará la información:

1. Generar certificados: Bitákora realizará la generación de los certificados de todos los empleados de la empresa que hayan tenido devengos en el año fiscal. Desde ese momento el CIR ya estará disponible para consulta o descarga en Bitákora.
2. Descargar informe: Para validar que los valores se encuentren correctos, Bitákora entrega un reporte automático que agiliza la revisión del proceso.
3. Envío o entrega: Contamos con diferentes alternativas para optimizar los tiempos de entrega y cumplir con la normatividad sobre la expedición de estos certificados:
   1. • Entregar el documento impreso en PDF, el cual contendrá los datos generados automáticamente por Bitákora.
      • A través del portal miBitákora los empleados podrán descargar este documento en cualquier momento, usando cualquier dispositivo móvil.
      • El usuario de nómina tendrá opciones que le permitirán enviar un correo electrónico de manera masiva o individual a los correos electrónicos de los empleados, con el archivo adjunto en formato PDF.

⚠️ Todo lo que se agrupe en el certificado de ingresos y retenciones se reportará en el formato 2276 (información exógena de pagos de nómina), estos son procesos que dependen el uno del otro.

El reporte de los dependientes, tanto en el formato 220 y 2276, se realiza desde la ficha del empleado, se debe diligenciar la información básica del dependiente reportado en el año gravable anterior. Los datos a diligenciar son:

• Nombres y apellidos
• Tipo de documento de identidad
• Número de documento de identidad
• Parentesco

Esta información se reportará de manera automática en dichos formatos según los campos en donde se requiera la información.

Aclaraciones sobre la información que se reporta en el certificado de ingresos y retenciones:

• El código de la ciudad, nombre y municipio son tomados de la sede en la que esté el empleado. Para saber en qué sede está el empleado puedes dirigirte a Maestros de configuración y dar clic en la opción, Sedes en la ficha del empleado.
• Las fechas de inicio y fin, dependen de la vigencia del contrato laboral.
• Datos de nombre de pagador y agente retenedor se toman del nombre de la empresa y el NIT que tenga asignada la empresa.
• Una vez están listos los certificados, se pueden habilitar para descargar directamente en el portal de empleados miBitákora.

El formato 2276 para el año gravable 2024, sigue vigente el mismo establecido por la Resolución 162 de 2023, donde dicha resolución será de vigencia indefinida. Entre las principales características están las siguientes:

• Formato 2276:

  Es el formato vigente para reportar ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones. El formato utilizando en el año gravable 2023, será el mismo que se utilizará para el AG2024.

• Información requerida: Se debe reportar la entidad informante, tipo y número de documento del beneficiario, nombres, ubicación y detalles de pagos.
• Conceptos incluidos: Pagos por salarios, honorarios, comisiones, prestaciones sociales, cesantías, pensiones, aportes a salud y pensión, cuentas AFC, retención en la fuente, entre otros.
• Pagos por alimentación: Los valores que excedan 41 UVT se reportan como ingreso, mientras que los inferiores son informativos.
• Validación y generación: Se puede comparar la información con el certificado de ingresos y retenciones, verificar en Bitákora y usar el prevalidador de la DIAN.
• Proceso de presentación: La información exógena debe enviarse a la DIAN en formato XML, validarse en el prevalidador y presentarse con firma electrónica.
• Distribución de información: Por defecto, se reporta con el mandante general, pero es posible segmentar por porcentaje de distribución en administraciones delegadas, consorcios o uniones temporales.
• Sustitución patronal y migración de históricos: Se deben tener en cuenta los signos de los saldos para que el certificado de ingresos y retenciones refleje correctamente la información.

Una vez se haya realizado la generación del CIR, será posible generar la información en el formato exógena 2276. Bitákora contiene campos habilitados para diligenciar la información requerida para:

• Concepto: Inserción o reemplazo
• Número de envío: Consecutivo asignado por la empresa de máximo 8 caracteres.
• Entidad informante: Tipo de mandante, es una información que define la empresa sobre la persona jurídica o natural que realizó los pagos y descuentos al empleado.
• Fecha de envío: Fecha real con la que se envía la información a la DIAN.
• Confirmación de datos para Generar exógena.

Luego de diligenciar los campos se podrá descargar el XML que es el requerido por la DIAN y enviarlo directamente o validarlo antes en el prevalidador habilitado por la DIAN.

Finalmente, una vez revisados y avalados los procesos, se deberá realizar el cierre del año fiscal.

⚠️ Tener en cuenta que este cierre se hace para los certificados de ingresos y retenciones y exógena y no tiene reversión.

Para tu consulta, a continuación encontrarás los documentos que fueron compartidos en el webinar.

• Artículo sobre la información exógena, que rige a partir del 2024
• Certificado de Ingresos y Retenciones por salarios para 2024 y siguientes
• Instructivo CIR
• Cambios formato 2276 – Excel
• Glosario