Andrés Acero, coordinador de capacitación y sensibilización de la UGPP, conversó con nosotros acerca de los procesos de fiscalización de la UGPP. Los temas tratados fueron:
- ¿Qué es la UGPP?
- ¿Cómo debe prepararse una empresa para un proceso de fiscalización?
- ¿Cómo se debe entregar la información?
- ¿En cuánto tiempo se debe hacer el envío de los datos?
- ¿Cómo se descarga el reporte de la UGPP desde Bitákora?
¿Qué es y por qué se origina la UGPP?
(1 min 35 seg)
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) se creó en el 2007, y su responsabilidad es velar por el pago completo y oportuno de las contribuciones parafiscales y de la protección social.
¿Cuál es la normatividad que rige los informes en la UGPP?
(7 min 20 seg)
Las normas que rigen el proceso de fiscalización de los aportes son:
¿Por qué la UGPP inicia un proceso de fiscalización?
(9 min 37 seg)
Antes de hacer una solicitud, la UGPP primero determina que puede haber un indicio de evasión. Esto lo determina haciendo el cruce de fuentes externas como lo son la información exógena por terceros y los reportes de PILA.
Las instancias del requerimiento son:
- Acción persuasiva: una invitación para que realice un análisis detallado de su información y corrija voluntariamente.
- Requerimiento de información: cuando la UGPP considera que no fueron tenidos en cuenta las recomendaciones, hace la solicitud para realizar el análisis detallado de la información, la cual deriva la presentación del reporte.
¿Hasta cuándo puede requerir información la UGPP y cuáles podrían ser las sanciones?
(12 min 50 seg)
La UGPP está facultada para requerir información de hasta 5 años.
Las sanciones derivadas pueden ser por los siguientes motivos:
- Inexactitud: entre el 30% y 35%
- Mora u omisión: entre el 100% y 200%
- No entregar la información correcta en el plazo establecido: entre 30 y 15.000 UVT
¿Qué tipo de errores son los más frecuentes al momento de presentar la información a la UGPP?
(14 min 23 seg)
Dentro de los errores más comunes, que generan sanciones o inexactitudes, tenemos los siguientes:
- No estar atento al requerimiento. Para ello se recomienda:
- Mantener actualizado el correo electrónico del RUT.
- Tener los dominios de la UGPP y DIAN en las listas de remitentes de confianza.
- No tener coherencia de la información. La UGPP cruza al rededor de 27 bases de datos, entre ellas:
- Información exógena.
- PILA.
- Bases de datos de aprendices del SENA.
- Entidades financieras.
- Nómina electrónica.
- Registrar de manera incorrecta los pagos en especie. Estos deben estar en contabilidad y nómina.
- No cumplir con ley 1393. Excediendo el pago por conceptos no salariales sin reportar la base correcta.
¿Qué significa que un software de nómina cuente con el aval de la UGPP?
(28 min 09 seg)
El aval que otorga la UGPP al software hace referencia a la capacidad que tiene para emitir un archivo que cumpla con la estructura requerida por dicha entidad para la presentación del reporte.
En ningún caso hace referencia a la calidad del dato, el cual es de exclusiva responsabilidad del aportante.
¿Cómo es el formato de la Resolución 858 y cómo se descarga desde Bitákora?
(44 min 17 seg)
El reporte de la UGPP se puede descargar desde la sección de reportes de Seguridad social con el nombre Reportes UGPP Costos y Gastos.
La nueva estructura solicita que el reporte tenga 3 hojas:
- Aportante
- Formulario Nómina Concepto
- Formulario Nómina
¿En cuánto tiempo se debe hacer el envío de los datos?
(49 min 30 seg)
Como primera medida se recomienda que cuando se reciba un requerimiento de información se entregue la información dentro del término establecido que son tres (3) meses, eso garantiza mitigar el riesgo de la sanción.
Se recomienda realizar un proceso de auditoría interna de la información reportada y corrija la información antes que la UGPP expida un requerimiento para declarar o corregir, ya que una vez se expide este tipo de requerimientos es cuando se generan las sanciones por las conductas de omisión, mora e inexactitud.
¿Cómo se pagan los ajustes a las cotizaciones o las sanciones?
(55 min 34 seg)
Las correcciones de los aportes deben hacerlos por la PILA. Existe una planilla especial para estas correcciones.
Cuando se debe realizar el pago de una sanción, esta se realiza al Tesoro Nacional. Puede realizarse este pago desde la página de la UGPP.
El software de nómina Bitákora está avalado por la UGPP, es nuestro compromiso brindar las herramientas necesarias para hacer de la gestión de la nómina una tarea fácil para las empresas.
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