La Dra. María Lucía Barrera, Abogada especialista en Derecho Laboral y Seguridad social, nos acompañó en esta ocasión para conversar acerca del marco legal de la prima legal de servicio.
María Fernanda Caballero nos explicó el paso a paso del proceso de generación, aprobación, contabilización y pago de la prima legal de servicio en Bitákora.
Los temas tratados fueron:
- Marco legal de la prima legal de servicios
- Proceso de generación y aprobación de la prima legal
- Contabilización de la prima por pagar
- Generación del medio de pago de primas
- Revisión, generación de reportes y volantes de prima
Cuál es la base de liquidación de la prima legal de servicio
(3 min 0 seg)
El Art 14 de la ley 50 de 1990, indica que salario es todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como una contraprestación directa de sus servicios ya sea ordinario o extraordinario, por ende hace base de liquidación de la prima de servicio.
¿Qué no es salario?
(7 min 29 seg)
De acuerdo a lo establecido en el Art 128 del código sustantivo de trabajo, no son salario las siguientes prestaciones sociales:
- Cesantías e Intereses de las cesantías
- Prima
- Dotación
Definición de la prima legal de servicio
(14 min 03 seg)
La prima es una prestación social a cargo de todos los empleadores y corresponde a:
- 15 días de salario el 30 de junio
- 15 días de salario el 20 de diciembre
Su pago es proporcional al tiempo de servicio del empleado en el semestre. El pago de la prima no aplica para los empleados que hayan pactado la modalidad de salario integral.
Detalle del salario base de liquidación de la prima de servicios
(16 min 33 seg)
Actualmente no hay una ley que indique cual es el salario base de liquidación para la prima legal de servicios, sin embargo existen las sentencias de la corte suprema de justicia en donde indican conceptos para el salario base de liquidación de la prima.
- Sentencia CSj, Sala de Casación Laboral, Feb. 2001 MP Luis Gonzalo Toro Correa
- Sentencia CSj, Sala de Casación Laboral, Sep 16/93, MP Ramón Zúñiga Valverde
¿Qué se debe tener en cuenta en Bitákora antes de generar la prima legal?
(40 min 49 seg)
Antes de realizar el pago de la prima legal, debemos tener en cuenta lo siguiente:
- Verificar la configuración de la base de liquidación de prima: En la sección de ítems de agrupación, revisar la categoría Bases para calcular promedios y en ella: Base promedio de prima.
- La nómina debe estar en el periodo abierto de junio o diciembre. En los otros meses no se pueden generar primas, ni ajustes de prima.
¿Cómo se genera la prima legal en Bitákora?
(42 min 30 seg)
Para generar la prima, se debe ingresar a la opción Primas semestrales, la cual se encuentra en la sección Procesos periódicos. Allí deberás:
- Seleccionar la nómina a la cual deseas generar la prima (solo estarán disponibles las nóminas a las que tenga acceso el usuario)
- Hacer clic en el botón Generar Prima. Bitákora realizará el cálculo de la prima de cada empleado de la nómina, excluyendo a quienes no tengan derecho de prima (integrales, aprendices del SENA, etc.)
- Verificar los valores calculados. Dentro de la opción se detallan los cálculos de días y promedios semestrales de cada prima. También está disponible el informe de Primas en la sección de reportes.
- Aprobar los valores de la prima generada. Con lo cual podrás realizar los procesos de contabilización y pago de primas en tesorería.
¿Dónde generar el reporte de consolidados de prima?
(44 min 35 seg)
Bitákora cuenta con reportes donde detalla los valores del pago de la prima legal de servicios, mostrando para todos los empleados el cálculo de días y promedio semestral aplicado.
La opción donde se puede consultar este tipo de informes es:
- Reportes de la empresa / prestaciones sociales / primas.
¿Cómo se realiza el proceso de aprobación de la prima legal
(57 min 10 seg)
En el panel principal de Bitákora, pueden encontrar la sección de pagar, deben seleccionar la nómina para la cual necesita aprobar la prima, tener en cuenta que este proceso de aprobación puede realizarse de manera individual o masiva.
¿Cuál es el proceso para contabilizar la prima legal?
(59 min 32 seg)
Tan pronto se haya aprobado la prima legal, Bitákora habilitará la contabilización del documento Prima por pagar. Allí se consolidarán las primas por pagar de todos los trabajadores por cada nómina.
En caso de no tener la opción de contabilización en Sinco ERP, podrás descargar los movimientos contables desde el reporte Documentos Contables, filtrando por tipo de documento Prima por pagar.
Proceso de pago de primas en tesorería
(1:01 min 50 seg)
En el panel principal de Bitákora se encuentra la sección de tesorería, allí encontrarán el consolidado de las primas pendientes por pagar, para esto deben:
- Seleccionar el periodo de pago de prima por cada nómina
- Determinar la cuenta desde donde se va a realizar el pago
- Generar el medio magnético según el banco pagador
- Aprobar el medio magnético de primas
- Contabilizar el egreso de primas
Envío de volantes de prima
(1:28 min 53 seg)
El proceso de envío de volantes de prima tiene dos opciones:
- Envío individual: desde el administrador de contratos, navegar a la liquidación de la prima y desde allí descargar y enviar el volante.
- Envío masivo: desde la opción de primas legales, en el historial se encuentra un botón de enviar volantes, este envío se realizará a las personas a las cuales se les aprobó la prima legal de servicios.
Ajustes a la prima legal por pagos generados después de la aprobación
Si después de haber aprobado la prima, se registraron pagos salariales durante el mismo mes de pago de la prima legal, podrás realizar el ajuste de la siguiente forma:
- Generar nuevamente las primas semestrales. Solo se presentarán registros para los empleados que hayan tenido diferencias en la base de pagos.
- Aprobar los ajustes de prima.
- Los ajustes se pagarán en la nómina del periodo vigente.
⚠️ Este proceso debe realizarse antes del cierre de la nómina.
El software de nómina Bitákora te permite controlar fácilmente el proceso de cálculo, contabilización y pago de las primas legales de servicio.
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