Guía de inicio rápido para usar Bitákora

Para iniciar sesión en Bitákora, proporciona tu correo electrónico para recibir un código único de acceso, este brinda seguridad, control y confidencialidad.

El nivel de seguridad e ingresos de los usuarios a las diferentes opciones y procesos del sistema serán personalizables por medio de la opción usuarios y roles. Una vez dentro, explora las diversas alternativas y configuraciones disponibles.

Antes de continuar con las opciones de inicio rápido para configurar y crear empleados en Bitákora, es importante explicar cómo solicitar soporte. Este proceso puede realizarse directamente desde la aplicación, ubicando el ícono de engranaje en el encabezado.

Para iniciar la liquidación de nómina en Bitákora, sigue estos pasos:

1. Accede a la opción de configuración y asigna la ARL encargada de asegurar a todos los empleados.

2. En la sección de gestionar nóminas puedes crear una nueva nómina.

3. Asigna los usuarios que tendrán acceso a la nómina.

Al crear la nómina donde pertenecerán todos los empleados, Bitákora se encuentra preparada para que se registren los contratos. Al acceder a la página principal de Bitákora, encontrarás el panel de contratación, donde deberás seleccionar la opción «Contratar un empleado» y luego dirigirte a la función «Crear empleado».

Bitákora te conducirá a través de un proceso de cinco pasos, guiándote para registrar la información esencial del contrato del empleado. En esta clase, nos centraremos en la primera sección, la cual abarca información primordial tanto básica como contractual del empleado, incluyendo aspectos como nombre, identificación, asignación salarial, cargo, jornada laboral, término del contrato, tipo de salario y otros detalles relevantes.

Luego de ingresar la información básica del empleado y su contrato en Bitákora, el siguiente paso es registrar las afiliaciones a la seguridad social y las cesantías. Dependiendo de la configuración del cotizante, Bitákora despliega automáticamente los subsistemas de aportes obligatorios. El cotizante elige los subsistemas de salud y pensión, mientras que la empresa selecciona la Caja de Compensación, la cual debe corresponder a la ciudad de la sede del trabajador. Cada subsistema tiene su propia configuración de periodicidad para indicar el descuento en la nómina.

La Administradora de Riesgos Laborales (ARL) se selecciona a nivel empresarial, pero es esencial determinar, para cada cotizante, el centro de trabajo y la clase de riesgo. Las cesantías son la única sección independiente de la configuración del cotizante, ya que se requiere asignar un fondo específico para cada empleado.

En el paso tres de la contratación, se establecen los parámetros para calcular la retención en la fuente, basándose en la información proporcionada por cada empleado. Para los empleados en nóminas quincenales, pueden optar por liquidar la retención en todas las quincenas o en el periodo de cierre. Adicional, descuentos voluntarios que serán registrados como descuentos adicionales en la liquidación de la nómina, la DIAN permite deducciones que reducen la tributación, como tener dependientes a cargo, pagos a medicina prepagada o planes complementarios, y el pago de intereses de créditos hipotecarios o leasing habitacional.

El cuarto paso en el proceso de contratación de empleados implica establecer la distribución contable desde el primer periodo de liquidación en Bitákora. Esto incluye la asignación de centros de costos y la configuración del plan de cuentas contables.

Los centros de costos son segmentos contables que identifican unidades de negocio o áreas de la compañía, utilizados en los estados financieros para analizar la distribución del gasto o costo de la empresa.

El plan de cuentas contables se refiere al grupo de cuentas asignadas a cada ítem en la liquidación de la nómina.

Esta asignación debe sumar en total el 100% del porcentaje asignado.

El Paso Cinco concluye el proceso de contratación de empleados y abarca los siguientes registros:

1. Forma de Pago: Se especifica la modalidad de pago del empleado (cheque / Transferencia)
2. Información Personal Adicional: No obligatoria, pero proporciona valiosa información para la empresa. (Fecha de nacimiento, Género, Estado civil)
3. Información de Contacto: Incluye el correo electrónico, número de teléfono celular y teléfono fijo. Aunque no son obligatorios, se destaca que el correo electrónico es importante para acceder al Portal de Empleados de Bitákora.
4. Información de Residencia: Requisito actual de la DIAN para reportar en medios magnéticos (formato 2276)

Bitákora simplifica la validación de nómina para nuestros colaboradores. Al seleccionar al empleado y acceder al sistema, identificamos detalladamente devengos y deducciones del periodo de liquidación. Desde «Gestionar», incorporamos novedades eventuales como Horas Extras, comisiones o bonificaciones. Para distribuir el valor a lo largo del mes, activamos «Prorrateado». Las Observaciones se reflejarán en el volante de pago.

Para ítems con fondo y descuento, elija obligatoriamente un fondo para el tercero beneficiario. Para afectar un centro de costos diferente, seleccione Centro de Costo y Plan de Cuenta (opcionales). Bitákora agiliza la gestión de nómina, proporcionando una solución integral y eficiente.

La PILA facilita el pago de aportes a los subsistemas de seguridad social y parafiscales por parte del cotizante y la empresa. Al gestionarla en Bitákora, se accede a la planilla integrada del mes, detallando el Ingreso Base de Cotización (IBC), tarifas y aportes a cada subsistema.

Para generar la seguridad social de manera masiva, se configura en el sistema seleccionando el operador PILA y la forma de presentación (única o por sucursal).

En el home de Bitákora, tras la configuración, se ingresa a PILA, se elige el periodo y se descarga el archivo TXT o Excel para subir al operador. Es posible realizar validaciones individuales y revisar el historial de generaciones. Tras el pago, se puede generar el comprobante de egreso en el operador.

La generación de informes en Bitákora es sencilla y práctica. Desde el home, accede a la sección de «Reportes». En la parte izquierda de la pantalla, encuentras diferentes tipos de informes, facilitando la búsqueda por tema. Como ejemplo, para generar un informe de pagos y descuentos, selecciona la sección de pagos y haz clic en «Descargar». Puedes generar informes para todas las nóminas o cada una, asignando un rango de fechas.

Es importante destacar que todos los informes se generan en formato Excel. Contienen una base principal con datos específicos que pueden ser utilizados para diseñar nuevas tablas dinámicas y también incluyen informes predeterminados.