Proceso de cesantías anuales e intereses con Bitákora

En esta ocasión, María Fernanda Caballero y Diego Aguirre, expertos en Bitákora, explican cómo realizar la generación, pago y proceso contable de las cesantías e intereses de las cesantías con Bitákora.

• Configuraciones iniciales.
• Impacto de la nómina electrónica en este proceso.
• Manejo de los avances de cesantías.
• Generación de cesantías anuales.
• Validación de reportes.
• Pago de intereses de cesantías.
• Creación de medios y documentos contables.

Ten en cuenta los siguientes aspectos sobre el proceso de generación de las cesantías anuales:

• El cálculo de las cesantías se hará de forma automática para los salarios ordinarios y salarios por horas.
• Si tienes empleados de obra, verifica la marca Cesantías obra en la ficha de los empleados, como lo determina el Art. 310 Código sustantivo de trabajo
• El cálculo de días de la prestación depende si se pactó salario con calendarios comerciales (360 días al año) o días calendario (365 o 366 días al año).
• Se promedia el salario devengado en el año si hay variaciones de salario en los últimos 3 meses.
• El subsidio de transporte hará base para los empleados que hayan tenido un promedio anual inferior a dos salarios mínimos.
• Las ausencias no remuneradas se descuentan de esta prestación, según Art. 53 del Código sustantivo de trabajo.
• Los intereses de las cesantías se calcularán con base al valor de las cesantías calculadas y la proporción de días trabajados en el año.

Actualmente, son dos las normas que indican dichos plazos:

• Numeral 2 del Art. 1 de la Ley 52 de 1975: Señala que el pago de los intereses de las cesantías deberá realizarse antes del  31 de enero, independientemente de que el periodo de causación de la nómina sea quincenal o mensual.
• Numeral 3 del Art. 99 de la Ley 50 de 1990: Establece que el pago de las cesantías consolidadas del año anterior deben ser consignadas en el fondo de cesantías que el trabajador escogió antes del 14 de febrero.

Bitákora cuenta con una opción que permite agrupar los conceptos de nómina que adicionales al salario básico harán parte de la base del cálculo de esta prestación, esta configuración aplica tanto para cesantías e intereses de las cesantías.

El usuario de nómina es quien puede realizar la configuración de estos conceptos adicionales, según el manejo interno de la compañía.

María Fernanda explica el papel que entrará a jugar la causación del concepto de cesantías e interés de cesantías de forma mensual en el reporte de nómina electrónica con Bitákora, puesto que a partir del año 2023 se empezarán a reportar los valores aprovisionados por estos conceptos, según lo informado en los siguientes oficios emitidos por la DIAN:

• 901592 del 1 de marzo de 2021
• 912416 del 6 de octubre de 2021
• 912416 del 6 de octubre de 2021
• 900657 del 31 de enero de 2022

Realizar avances de cesantías en Bitákora es muy sencillo, durante el año en las fichas de los empleados se habilita una opción para que el usuario de nómina pueda registrar el valor del avance que haya solicitado el empleado, Bitákora calculará automáticamente el valor que tiene disponible el empleado hasta el periodo de nómina vigente, se podrán hacer avances de cesantías por el valor total o parcial.

Para generar las cesantías anuales, no se debe realizar desde el administrador del contrato del empleado, sino desde la opción de Cesantías anuales que se encuentra en el panel de procesos periódicos.

En esta opción se calcularán las cesantías anuales, se podrían aprobar, realizar los avances de cesantías, pagar los intereses a las cesantías y programar el traslado a los fondos de cesantías.

Para los avances de cesantías, Bitákora cuenta con dos opciones para realizar el pago y son:

• Cheque: En el momento de realizar la aprobación del avance de cesantías se podrá indicar el nombre del beneficiario para que las empresas que cuenten con integración con Sinco ERP, puedan imprimir de forma automática el cheque en físico.
• Transferencia: Bitákora tomará los datos del banco, tipo y número de cuenta bancaria diligenciados en el contrato de trabajo del empleado para el cual se realizó el avance de cesantías

Para consignar las cesantías anuales a los fondos, desde Bitákora se podrá generar el medio con la estructura requerida por los operadores de PILA, actualmente Bitákora genera los archivos requeridos por ellos.

En ambas situaciones se generará todo el proceso habitual de tesorería y contabilidad.

Para generar las cesantías, se debe ingresar a la opción habilitada en la página principal de Bitákora »Cesantías anuales» la cual se encuentra en la sección de procesos periódicos y allí deberás:

1. Seleccionar la nómina a la cual deseas generar las cesantías (la nómina debe estar en periodo abierto de enero o febrero, teniendo en cuenta la fecha máxima para el pago de esta prestación social).
2. Hacer clic en el botón Generar. Bitákora realizará el cálculo de las cesantías para los empleados que tienen derecho a esta prestación.
3. Luego de generar las cesantías se habilita el botón de pagar intereses de cesantías, solo con oprimir este botón se insertará de manera automática el valor del interés en la liquidación del periodo de nómina vigente para el empleado.
4. Una vez realices la generación, se habilitará el botón de Descarga de cesantías pagadas, para que puedas realizar la verificación de los valores calculados.
5. Podrás hacer revisión y verificación de los cálculos usando los informes de pagos y descuentos, y el consolidado de cesantías, los cuales encontrarás en la sección de Reportes.
6. Finalmente, hacer clic en el botón Traslado, para poder crear los medios, realizar los procesos de contabilización y pago de las cesantías en tesorería.

Este proceso de contabilización y pago está integrado dentro la opción de Cesantías anuales, allí deberás:

1. Agrupar los fondos para el medio que necesitas crear, Bitákora está en la capacidad de generar medios independientes, según la necesidad del usuario de nómina.
2. Hacer clic en el botón, Crear medio, se debe seleccionar el operador por el cual se realizará el pago de las cesantías de los empleados, la cuenta bancaria y por último la fecha de pago.
3. Luego de crear el medio se habilitará la opción para descargar el archivo en Excel o en formato .txt, de acuerdo al operador que se configuró en la creación del medio.
4. Por último, hacer clic en el botón, Generar documentos, luego validar las cesantías por pagar, el comprobante de egreso y finalmente contabilizar.

⚠️ Los procesos contables aplican para empresas que cuenten con la integración con Sinco ERP.