Información exógena y generación del CIR con Bitákora

Diego Aguirre y María Fernanda Caballero nos aclaran la normatividad vigente para el formato 220 y 2276, también nos explican las configuraciones necesarias para la generación de estos procesos con nuestro software de nómina Bitákora.

• Configuración y generación del Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) y del formato 2276 en la versión 4.
• Realizar el envío masivo del CIR.
• Descarga del XML del formato 2276.
• Generación de reportes como apoyo para la revisión de la información.

Los cambios del Certificado de Ingresos y Retenciones (formato 220) fueron:

• Adición del texto aclaratorio en el renglón 54
• Adición del renglón Ahorro Voluntario Contractual, aporte que pueden realizar los empleados al Fondo Nacional del Ahorro con fines destinados a la compra de vivienda.

María Fernanda Caballero detalla el plazo de acuerdo a lo estipulado en el Decreto 2487 – 16 de diciembre de 2022:

• Artículo 1.6.1.13.2.40: »Establece que es obligación expedir los certificados por parte del agente retenedor a más tardar el 31 de marzo de 2023».

Antes de realizar la generación de los certificados de ingresos y retenciones, tener en cuenta lo siguiente:

• Bitákora permite realizar la configuración de los conceptos de nómina en cada renglón del certificado. En la sección Agrupación de ítems, revisar la categoría Certificado de ingresos y retenciones y desde allí será posible realizar la configuración de cada concepto.
• Existen conceptos que vendrán preconfigurados por Bitákora como: salario básico, salario integral, incapacidades, ausencias remuneradas y ausencias no remuneradas, entre otros.
• Tener presente todos los conceptos que hayan sido creados en el año 2022 y verificar que estén agrupados en alguno de los renglones del certificado de ingresos y retenciones, para ello Bitákora cuenta con información de apoyo; en la sección de Reportes, en la categoría de Configuración, se podrá descargar el detalle de los ítems que están agrupados en cada renglón.

Esta opción se habilita siempre y cuando todas las nóminas del año fiscal estén en un periodo del siguiente año. La generación del CIR y la exógena se realiza por cada razón social.

En el Home de Bitákora se habilitará la opción para la generación de los certificados e información exógena, en la sección Procesos periódicos.

Con estos tres sencillos pasos, se consolidará la información:

1. Generar certificados: Bitákora realizará la generación de los certificados de todos los empleados de la empresa que hayan tenido devengos en el año fiscal. Desde ese momento el CIR ya estará disponible para consulta o descarga en Bitákora.
2. Descargar informe: Para validar que los valores se encuentren correctos, Bitákora entrega un reporte automático que agiliza la revisión del proceso.
3. Envío o entrega: Contamos con diferentes alternativas para optimizar los tiempos de entrega y cumplir con la normatividad sobre la expedición de estos certificados:
   1. • Entregar el documento impreso en PDF, el cual contendrá los datos generados automáticamente por Bitákora.
      • A través del portal miBitákora los empleados podrán descargar este documento en cualquier momento, usando cualquier dispositivo móvil.
      • El usuario de nómina tendrá opciones que le permitirán enviar un correo electrónico de manera masiva o individual a los correos electrónicos de los empleados, con el archivo adjunto en formato PDF.

⚠️ Todo lo que se agrupe en el certificado de ingresos y retenciones se reportará en el formato 2276 (información exógena de pagos de nómina), estos son procesos que dependen el uno del otro.

El reporte de los dependientes, tanto en el formato 220 y 2276, se realiza desde la ficha del empleado, se debe diligenciar la información básica del dependiente reportado en el año gravable anterior. Los datos a diligenciar son:

• Nombres y apellidos
• Tipo de documento de identidad
• Número de documento de identidad
• Parentesco

Esta información se reportará de manera automática en dichos formatos según los campos en donde se requiera la información.

Aclaraciones sobre la información que se reporta en el certificado de ingresos y retenciones:

• El código de la ciudad, nombre y municipio son tomados de la sede en la que esté el empleado. Para saber en qué sede está el empleado puedes dirigirte a Maestros de configuración y dar clic en la opción, Sedes en la ficha del empleado.
• Las fechas de inicio y fin, dependen de la vigencia del contrato laboral.
• El tipo de documento Permiso por Protección Temporal aún no se encuentra homologado en el formato 220, el tipo de documento que se reportará en estos casos y hasta tanto no se cuente con aclaración expresa de la DIAN será Cédula de Extranjería. Sin embargo, el número será reportado con el que se encuentre asignado al empleado en el momento de la generación del certificado.
• Datos de nombre de pagador y agente retenedor se toman del nombre de la empresa y el NIT que tenga asignada la empresa.

Los cambios generados con la resolución 00124, Art.35 en la versión 4 del formato 2276 son los siguientes:

• Se solicita el tipo y número de documento del dependiente económico presentado durante el año gravable 2022.
• Se incluyen los renglones para reportar las cesantías e intereses de cesantías consignadas al fondo o pagadas directamente al trabajador (Con esto se alinea el Certificado de Ingresos y Retenciones, con la información requerida en exógena para este campo).
• Se agrega un nuevo campo para el auxilio de cesantías reconocido a trabajadores acogidos al régimen tradicional o régimen anterior.
• Nuevo campo para los aportes a cuentas Ahorro Voluntario Contractual – AVC.
• Campos para reportar el IVA y la retención en la fuente practicada por IVA (No aplican en el proceso realizado por Bitákora).
• Se Adiciona un nuevo campo para reportar el promedio del ingreso laboral de los últimos seis meses para trabajadores que hayan devengado más de 350 UVT.

En el formato 2276 Bitákora reportará este concepto de la siguiente manera:

• En el Certificado de Ingresos y Retenciones se sugiere agrupar el concepto de vales de alimentación y en general otros bonos que se otorguen al empleado en el renglón 37, para el caso puntual de los vales se reportará el valor que exceda las 41 UVT entendiendo que dicho valor es lo que se convierte en ingreso tributario.
• Cuando se trate de un salario integral, Bitákora realizará el cálculo automático para determinar si el ingreso salarial del empleado supera o no las 310 UVT, dividiendo en 1.3 el valor del salario pactado. Si bien este proceso se lleva a cabo, el cálculo de retención en la fuente mensual será de gran impacto al momento de generar los valores del renglón 37, según lo mencionado en el punto anterior, puesto que en los casos donde el valor total del vale no se aplique como deducción de retefuente se sumará el 100% de lo devengado por este concepto.
• En el formato 2276 se reportará el valor que excede de las 41 UVT en la columna vaex y el valor ajustado hasta 41 UVT en la columna pagahuvt.
• En la agrupación pabop solo se reportarán los valores de bonos adicionales, como lo son: gasolina o transporte.

Una vez se haya realizado la generación del CIR, será posible generar la información en el formato exógena 2276. Bitákora contiene campos habilitados para diligenciar la información requerida para:

• Concepto: Inserción o reemplazo
• Número de envío: Consecutivo asignado por la empresa de máximo 8 caracteres.
• Entidad informante: Tipo de mandante, es una información que define la empresa sobre la persona jurídica o natural que realizó los pagos y descuentos al empleado.
• Fecha de envío: Fecha real con la que se envía la información a la DIAN.
• Confirmación de datos para Generar exógena.

Luego de diligenciar los campos se podrá descargar el XML que es el requerido por la DIAN y enviarlo directamente o validarlo antes en el prevalidador habilitado por la DIAN.

Finalmente, una vez revisados y avalados los procesos, se deberá realizar el cierre del año fiscal.

⚠️ Tener en cuenta que este cierre se hace para los certificados de ingresos y retenciones y exógena y no tiene reversión.

Para tu consulta, a continuación encontrarás los documentos que fueron compartidos en el webinar.

• Certificado de ingresos y retenciones e información exógena
• Generar el Certificado de Ingresos y Retenciones
• Información Exógena
• Proyecto de resolución formato 220
• Proyecto de resolución formato 2276
• Instructivo CIR
• Cambios formato 2276 – Excel
• Glosario