Published On: 22 enero, 2024By 8,7 min readCategories: A - Z, blog, Normatividad

Conforme al artículo 99 de la Ley 50 de 1990, la fecha de consignación de cesantías límite es el 14 de febrero. En el caso específico de las cesantías del año 2023, el plazo de consignación de cesantías es el 14 de febrero de 2024. El incumplimiento de esta obligación puede resultar en una sanción para el empleador, equivalente a un día de salario por cada día de retraso en el pago de las cesantías.

Las cesantías corresponden a un mes de salario por cada año de servicio y proporcionales por año laborado, deben ser reconocidas por el empleador.

La consignación de las cesantías al fondo es uno de los últimos pasos en el proceso. Previamente, el empleador debe llevar a cabo diversas actividades, tales como el cálculo de cesantías e intereses, el pago de avances solicitados por los empleados para vivienda y educación, la creación del archivo magnético de pago, su carga en el operador, y finalmente, la transferencia de los fondos.

A continuación, te proporcionaremos detalles sobre los pasos del proceso de consignación de las cesantías al fondo.

Interno blog | Imagen de una botella antigua con monedas y un calendario indicando la fecha del 14 de febrero de 2024

¿En qué consiste el proceso de consignación de cesantías al fondo?

Antes de la Ley 50 de 1990, las cesantías eran gestionadas directamente por el empleador, quien las abonaba al trabajador al término del contrato laboral, en un sistema conocido como régimen tradicional o retroactivo. Este método sigue aplicándose a los empleados vinculados antes del 1 de enero de 1991 y que no se han acogido al régimen especial establecido por la Ley 50 de 1990. En caso de optar por dicho régimen especial, el trabajador debe formalizar su elección por escrito, indicando la fecha desde la cual se acoge a dicho régimen.

El régimen especial de cesantías, instaurado por la Ley 50 de 1990, es aplicable a los trabajadores con contratos laborales suscritos a partir del 1 de enero de 1991. Bajo este régimen, las cesantías se liquidan anualmente y deben ser consignadas en una cuenta individual a nombre del empleado en fondos de cesantías legalmente constituidos.

La fecha de consignación de las cesantías, establecida por este régimen, debe cumplirse a más tardar el 14 de febrero de cada año.

Antes de efectuar la consignación en el fondo, el empleador realiza diversas actividades, entre las cuales se incluyen:

  • Liquidar y pagar las terminaciones de contrato
  • Cálculo de cesantías e intereses al 12% anual sobre las cesantías
  • Registrar y pagar los retiros de cesantías solicitados por los empleados
  • Generar comprobantes de egreso de pago de las cesantías
  • Crear archivos magnéticos de pago a los fondos
  • Cargar el archivo magnético al operador de cesantías
  • Y finalmente, efectuar la transferencia de fondos

Liquidar y pagar las terminaciones de contrato

En caso de presentarse retiros con fecha del año que se está terminando, se le deben pagar al trabajador los saldos pendientes de cesantías e intereses de cesantías. Estos retiros normalmente se realizan antes de consignar las cesantías al fondo del empleado.

Durante la liquidación laboral, que se realiza directamente al empleado al concluir la relación laboral, se incorporarán las cesantías y los intereses de cesantías, calculados proporcionalmente al tiempo trabajado durante el año en que se efectúa la liquidación.

Cálculo de cesantías e intereses de cesantías para los empleados

En el régimen especial de cesantías, el 31 de diciembre de cada año, se debe realizar la liquidación definitiva de cesantías y se deben cancelar los intereses del 12% sobre las cesantías.

Se llevan a cabo los siguientes cálculos:

  • Cesantías: Se realiza la liquidación definitiva de cesantías a 31 de diciembre, considerando el tiempo trabajado durante el año. En casos de periodos laborales inferiores al año, el cálculo se hace de manera proporcional.
    • La base para este cálculo comprende todos los conceptos que se consideren salario más el auxilio de transporte en caso de tener derecho al mismo.
    • Corresponden a un mes de salario por cada año de servicios y proporcional por año laborado.
    • Será el valor que se consignará en el fondo de cesantías del empleado a más tardar el 14 de febrero posterior al cálculo.
  • Intereses de cesantías: En este sistema, las cesantías permanecen bajo la responsabilidad del empleador durante máximo un año y por esto se reconocen al trabajador el interés del 12% anual sobre el valor de las cesantías, de acuerdo con el tiempo laborado.
    • Estos intereses debe ser abonados directamente al empleado antes del 31 de enero del año siguiente.

Para obtener información más detallada, te invitamos a consultar nuestros artículos sobre el cálculo de cesantías y el de la liquidación de intereses de cesantías.

¿Cómo retirar las cesantías antes de la fecha de consignación de las cesantías?

El objetivo principal de las cesantías es que sea un ahorro a favor del trabajador, que le ayude en el periodo en que esté desempleado. Por norma general, estas pueden retirarse únicamente al momento de la terminación del contrato laboral.

No obstante, el artículo 102 de la Ley 50 de 1990, abre la posibilidad de que el trabajador realice retiros de las cesantías, ya sea que estén resguardadas en los fondos correspondientes o aún estén bajo la custodia del empleador, siempre y cuando no haya vencido el plazo para su consignación, es decir, antes del 14 de febrero.

En ambos casos, el empleado debe cumplir con requisitos específicos, ya sea para solicitar el retiro al fondo de cesantías al fondo o al empleador.

Este proceso de retiro puede destinarse a diversas finalidades, tales como:

  • Educación superior para él y su familia
  • Diplomados y cursos de idiomas extranjeros
  • Educación no formal, trabajo y desarrollo humano
  • Ahorro programado o seguro educativo
  • Compra de vivienda, mejoras o liberación de bienes raíces
  • Pago del impuesto predial de la vivienda
  • Pago de crédito hipotecario
  • Cambio a salario integral
  • Sustitución patronal
  • En caso de fallecimiento del afiliado, entre otros.

En caso de que los empleados hayan solicitado retiros de cesantías, conforme a las opciones permitidas previamente enumeradas y respaldadas por la ley, resulta esencial que el empleador gestione estas solicitudes antes de llevar a cabo la consignación correspondiente de dichos dineros a las cuentas de los fondos de cesantías.

Creación del archivo magnético para la consignación de las cesantías

Después de procesar las solicitudes de retiro de cesantías de los empleados, se llevará a cabo la creación de un archivo magnético que contendrá los registros destinados a los operadores de cesantías de los empleados activos.

Los fondos de cesantías ofrecen diferentes formas para consignar las cesantías de los empleados, pero una de las formas más sencillas es la de cargar un archivo con formato CSV, el cual es un archivo con los registros de cesantías delimitados por comas.

Este archivo puede ser creado por medio de Excel, con un bloc de notas o con un software de liquidación de nómina.

Carga del archivo magnético en el operador de cesantías

Una vez que el archivo magnético en formato CSV se ajusta a la estructura especificada por el operador, la carga de este archivo generará la liquidación de cesantías.

Luego, la siguiente etapa implica la transferencia de los fondos a las cuentas individuales de cada empleado en el fondo de cesantías.

Estos procesos de carga y pago pueden llevarse a cabo directamente en los fondos o a través de operadores autorizados con ese propósito, siendo mayormente los operadores de seguridad social PILA quienes también se encargan de gestionar los pagos de cesantías. Estos operadores proporcionan a los empleadores las opciones necesarias para cargar el archivo magnético.

Transferencia de pagos a los fondos de cesantías

Accediendo a los operadores de pago de planilla electrónica, será posible efectuar los pagos de las cesantías, y el operador de planilla electrónica procederá a transferir los fondos a las cuentas bancarias de los empleados registradas en el medio magnético.

La consignación de cesantías debe efectuarse antes del 14 de febrero del año siguiente, en el fondo de cesantías seleccionado por el trabajador. En el caso de la liquidación de cesantías que corresponde al año 2023 la fecha de consignación de cesantías límite es el 14 de febrero de 2024.

Sanción al empleador por no consignar las cesantías a tiempo

En caso de que el empleador no efectúe el pago de las cesantías dentro del plazo para consignar las cesantías, se encuentra obligado a indemnizar al empleado con un día de salario por cada día de retraso.

Esta sanción se encuentra establecida en el numeral 3 del artículo 99 de la Ley 50 de 1990.

En la práctica, esto implica que si las cesantías no se consignan antes del 14 de febrero, a partir del día siguiente, 15 de febrero, el empleador deberá compensar al empleado con un día de salario por cada día de demora, hasta que se realice la consignación correspondiente en el fondo de cesantías a nombre del empleado.

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