Horas extras: ¿Cómo liquidarlas en Colombia?

Las horas extras están reguladas por el Código Sustantivo de Trabajo, el cual establece la cantidad máxima de horas suplementarias que puede laborar un empleado y el porcentaje de recargo para remunerar el tiempo extra trabajado.

Te contaremos cuáles son los requisitos para el reconocimiento, el valor adicional que debe pagarse, el registro que se debe llevar de ellas y el permiso que se debe solicitar ante el Ministerio del Trabajo.

Según el artículo 159 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), las horas extras son aquellas que se trabajan después de la jornada laboral pactada entre el empleador y el trabajador.

Si la jornada ordinaria no está establecida de manera explícita en el contrato, las horas extras serán las que superen la jornada máxima legal.

Recuerda que la Ley 2101 de 2021 redujo la jornada laboral máxima de 48 a 42 horas a la semana, la cual debe ser implementada gradualmente terminando en julio de 2026. Si deseas obtener más información, consulta el artículo Reducción gradual de la jornada laboral en Colombia.

La jornada laboral máxima desde el 15 de julio de 2023 hasta el 14 de julio de 2024, es de 47 horas a la semana y de 235 horas al mes, la cual será la jornada que se utilizará en la elaboración de los cálculos de los diversos tipos de horas extras.

Para liquidar las horas extras, se obtiene el valor de la hora ordinaria y se multiplica por el porcentaje de recargo según el tipo de hora extra.

A continuación, te presentamos ejemplos de situaciones en las que se supera la jornada laboral ordinaria y se deben pagar horas extras:

• Si la empresa no estipula una jornada laboral, se entenderá que se acoge a la jornada laboral máxima de ley. Cualquier trabajo que se realice adicional a esa jornada se debe pagar como horas extras.
• Al acordarse una jornada ordinaria de 45 horas a la semana, lo que sobrepase esa jornada, serán horas extras.
• Cuando se acuerda un medio tiempo de trabajo, cualquier tiempo que exceda esa media jornada, será considerado como horas extras.

Los anteriores ejemplos son solo para fines ilustrativos.

Las horas extras pueden ser voluntarias o requeridas por la empresa, pero para que sean consideradas válidas, deben cumplir los siguientes requisitos:

• Autorización expresa del empleador: El trabajador debe tener la autorización expresa de su empleador para trabajar horas extras.
• Límite máximo de 12 horas semanales: Las horas extras no pueden exceder de 12 horas semanales de forma acumulativa.
• Remuneración según la legislación: Las horas extras deben ser remuneradas de acuerdo con las tasas y recargos, establecidos en la ley.

Las horas extras se clasifican según el día de la semana y la hora en que se desarrolle el trabajo extra.

Los tipos de horas extras y sus respectivos recargos son los siguientes:

El recargo es adicional al valor de la hora ordinaria. Por esto al factor utilizado para el cálculo de las horas extras se compone del valor de la hora ordinaria (100%) más el porcentaje adicional de recargo.

Para liquidar el valor de las horas extras, se multiplica el valor de la hora ordinaria por el porcentaje de recargo. Dos elementos que veremos a continuación.

El valor de la hora ordinaria se calcula dividiendo el salario mensual del trabajador entre las horas laboradas del mes.

• Valor de la hora ordinaria = Salario mensual / Horas laboradas al mes

Como consecuencia de la reducción gradual de la jornada máxima establecida por el artículo 3 de la Ley 2101, el cálculo del valor de la hora ordinaria depende de la jornada semanal que se implemente y sobre el cual se pagarán los recargos, según cada tipo de hora extra. En relación con el asunto, el Ministerio del Trabajo en el documento No. 16177 del 08/08/2023, precisa lo siguiente:

El documento del Ministerio realiza el cálculo con 235 horas, pero este valor se debe remplazar dependiendo de las horas mes de la jornada laboral que se implemente, según cada época que señala el artículo 3 de la Ley 2101 de 2021.

Para determinar el valor de la hora ordinaria, se empleará la jornada máxima establecida por la Ley 2101 de 2021 desde el 15 de julio de 2023 hasta el 14 de julio de 2024, la cual equivale a 47 horas a la semana y 235 horas al mes.

El valor de la hora ordinaria se calcula dividiendo el salario mensual entre el número de horas laborales en un mes. La fórmula es la siguiente:

• Valor de la hora ordinaria = Salario mensual / 235 horas mes

Tomando como ejemplo el salario mínimo mensual legal vigente en el año 2023, el cálculo sería el siguiente:

• Valor hora ordinaria = $1.160.000 / 235 horas mes = $4.936,17

Ya obtenido el valor de la hora ordinaria con el salario mínimo legal, se aplicará el recargo según cada tipo de hora extra, el cual se detallará a continuación en el cálculo de cada uno de los tipos de horas extras.

El recargo del trabajo extra diurno, está regulado por el numeral 2 del artículo 168 del CST y el numeral 1 del artículo 160 del CST.

La hora extra diurna, se identifica por las siguientes características:

• Se labora después de la jornada ordinaria de trabajo.
• El tiempo extra es desarrollado en horario diurno, es decir, entre las 6 de la mañana y las 9 de la noche.
• Se liquida con un recargo del 25% sobre el valor de la hora ordinaria.

Para liquidar las horas extras diurnas, se suma el valor de la hora ordinaria más el 25% de recargo, lo que se traduce en la siguiente fórmula:

• Recargo hora extra diurna = 100% hora ordinaria + 25% recargo = 125%

Siguiendo con el ejemplo del valor de la hora ordinaria del salario mínimo del año 2023 de $4.936,17, se calculará una hora extra diurna aplicando el factor de recargo, así:

• $4.936,17 x 125% = $6.170

El valor de una hora extra diurna, calculada con el salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV), equivale a $6.170.

El recargo y las condiciones de la hora extra nocturna, están estipulados en el numeral 3 del artículo 168 del CST y el numeral 2 del artículo 160 del CST.

Este tipo de hora extra nocturna, se identifica por lo siguiente:

• Se labora después de la jornada ordinaria de trabajo.
• El tiempo extra lo realiza el trabajador en horario nocturno. Entre las 9 de la noche y las 6 de la mañana.
• Se liquida con un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria.

Para liquidar el valor de las horas extras nocturnas, se suma el valor de la hora ordinaria más el 75% de recargo y la fórmula sería:

• Recargo hora extra nocturna = 100% hora ordinaria + 75% recargo = 175%

Con el valor de la hora ordinaria del salario mínimo (SMLMV) del año 2023 de $4.936,17, se aplicará el factor de recargo, así:

• $4.936,17 x 175% = $8.638

El valor de una hora extra nocturna, calculada con el salario mínimo legal mensual vigente, corresponde a $8.638.

• Se labora después de la jornada ordinaria de trabajo.
• El tiempo extra es desarrollado en horario diurno, es decir, entre las 6 de la mañana y las 9 de la noche.
• Se trabaja en día domingo o festivo.
• Se liquida con un recargo del 100% sobre el valor de la hora ordinaria.

• Recargo por trabajo extra diurno del 25%. Numeral 2 del artículo 168 del CST.
• Recargo por trabajo dominical o festivo del 75%. Numeral 1 del artículo 179 del CST.

• Recargo hora extra diurna dominical o festiva = 100% hora ordinaria + 100% recargo = 200%

• $4.936,17 x 200% = $9.872

El valor de una hora extra diurna dominical o festiva, calculada con el salario mínimo legal mensual vigente, equivale a $9.872.

El trabajo en domingos o festivos solamente se permite cuando se trate de una actividad que no pueda ser interrumpida o que la requiera el servicio.

• Recargo por trabajo extra nocturno del 75%. Numeral 3 del artículo 168 del CST.
• Recargo por trabajo dominical o festivo del 75%. Numeral 1 del artículo 179 del CST.

• Recargo = 100% hora ordinaria + 150% recargo = 250%

• $4.936,17 x 250% = $12.340

El valor de una hora extra nocturna dominical o festiva, calculada con el salario mínimo legal mensual vigente, equivale a $12.340.

El numeral 2 del artículo 162 del CST exige que el empleador lleve diariamente un registro del trabajo suplementario de cada empleado, en el que debe especificar:

• Nombre del empleado
• Edad
• Sexo
• Actividad desarrollada
• Número de horas laboradas
• Indicar si son diurnas y nocturnas
• Liquidación de la sobre remuneración correspondiente

El numeral 1 del artículo 2.2.1.2.1.1 del Decreto 1072 de 2015, dispone lo siguiente:

En conclusión, la ejecución de horas extras en una empresa requiere la autorización del Ministerio del Trabajo. El incumplimiento de esta obligación puede conllevar multas hasta de 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

La solicitud puede ser radicada a través de la “Ventanilla única de trámites y servicios” de la página web del Ministerio del Trabajo, la cual debe cumplir con los requisitos que se resumen a continuación:

• Carta de solicitud.
• Certificado de existencia y representación legal.
• Relación de actividades (cargos) para los cuales se solicita la autorización
• Certificación expedida por la ARL. Indicando las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren trabajar horas extras.
• Manifestación expresa de lo siguiente:
  • Sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa
  • sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas
  • ¿Si está obligada o no a tener reglamento interno de trabajo?
• Reglamento de trabajo (si es el caso).

La autorización para trabajar tiempo suplementario tendrá una vigencia de hasta dos años, siempre que se justifique con las necesidades de la empresa. Luego, debe ser renovada.

Para obtener más información al respecto, consulta la ventanilla única de trámites y servicios del Ministerio del Trabajo, donde puedes informarte y radicar tu solicitud.

Mediante la resolución 3031 del 30 de agosto de 2023, el Ministerio del Trabajo ordenó a todas las empresas que cuentan con autorización para laborar horas extras con un término indefinido, para que actualicen la autorización en un término de seis meses.

Según el Ministerio, hasta la fecha existen empresas que tienen autorizaciones con carácter indefinido y otras que cada dos años tienen que renovarlo. Por lo anterior, indicó que en ningún caso una autorización para laborar horas extras podrá tener una vigencia mayor a dos años.

Con el software de nómina Bitákora puedes liquidar los valores de las horas extras sin necesidad de realizar cálculos manuales.

Simplemente, registra la cantidad de horas extras, con el tipo de hora que laboró el trabajador y la fecha en la que las laboró, y Bitákora realizará la liquidación del valor correcto, teniendo en cuenta la jornada laboral estipulada para el día en que fueron registradas.

Bitákora también hará el reporte de horas extras en la nómina electrónica automáticamente.

Dedica menos tiempo a preparar tu nómina con Bitákora.