Published On: 12 enero, 2024By 6 min readCategories: A - Z, blog, Normatividad

Los costos de nómina no se limitan al valor del salario que se le debe pagar a un empleado, sino también se deben tener en cuenta las contribuciones que realiza la empresa a los sistemas de seguridad social y las provisiones de prestaciones sociales.

El costo total de la nómina de un empleado puede variar entre $1.989.221 y $2.248.415, lo que representa un incremento adicional que oscila entre el 36% y el 54% con respecto al pago del salario mínimo y auxilio de transporte de $1.462.000. Estos valores dependen de la exoneración de la empresa según lo dispuesto en la Ley 1607 de 2012 y de la clasificación de riesgo asociada a la actividad desempeñada por el empleado.

A continuación detallamos cómo se calcula el costo de nómina total para un empleado que gana un salario mínimo dependiendo de las condiciones de la empresa y la actividad que realiza el empleado.

Portada blog - Costo total de la nómina | El calendario y el costo en representación de los costos de la nómina

Costo de nómina de pagos directos al empleado

Cuando un empleado es contratado por un salario mínimo, la empresa debe garantizar que al momento que cambie el año, nadie gane menos de lo que el gobierno estipula. Por lo tanto es necesario hacer un incremento obligatorio en su remuneración cada enero.

Para el 2024 el salario mínimo mensual es de $1.300.000 y el auxilio de transporte es de $162.000.

Concepto Valor
Salario básico 1.300.000
Auxilio de transporte legal 162.000
Costo de nómina total 1.462.000

Cuando se le paga al empleado, el valor del volante de nómina se disminuye por los descuentos de salud y pensión, que corresponden al 4% del salario básico, pero esos valores no podemos deducirlos del costo de la nómina, porque luego tendrán que ser pagados a los sistemas de seguridad social a través de la planilla PILA.

Costos de nómina pagados a los sistemas de seguridad social

Los subsistemas de seguridad social comprenden la protección del trabajador en su salud y vejez.

La mayoría de personas naturales y empresas en Colombia tienen la exoneración en la cotización de salud para los empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos.

La Reforma Tributaria Ley 1607 de 2012 adicionó el parágrafo del artículo 114 del Estatuto Tributario y estableció la exoneración de pago en los aportes de salud y parafiscales (ICBF y SENA), para los empleados que devenguen menos de 10 salarios mínimos.

Para empleados exonerados por la ley 1607

La exoneración se aplica a la parte correspondiente al empleador en los aportes de salud, que asciende al 8.5% sobre el salario.

Los riesgos laborales están vinculados a la actividad desempeñada por el empleado y se clasifican en 5 niveles de riesgo. A continuación presentamos los costos de nómina según el nivel de riesgo.

Subsistema Riesgo I
(0.522%)
Riesgo II
(1.044%)
Riesgo III
(2.436%)
Riesgo IV
(4.350%)
Riesgo V
(6.960%)
Salud exonerada (0%) 0 0 0 0 0
Pensión (12%) 156.000 156.000 156.000 156.000 156.000
Riesgos laborales (según riesgo) 6.786 13.572 31.668 56.550 90.480
Costo total por seguridad social 162.786 169.572 187.668 212.550 246.480

Para empleados NO exonerados por la Ley 1607 y 1943

La Ley 1943 de 2018, modificó el parágrafo 2 del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, imponiendo la obligación a ciertas entidades de realizar los pagos correspondientes a la salud y aportes parafiscales para todos sus empleados.

En síntesis, entre las personas naturales y entidades que no están exoneradas de los aportes de salud y parafiscales, están las siguientes:

  • Las personas naturales que empleen menos de dos trabajadores.
  • Las entidades que deben realizar el proceso de calificación para ser admitidas como contribuyentes del régimen tributario especial. Parágrafo 2 del artículo 114-1 del Estatuto Tributario.
    • Asociaciones, fundaciones y corporaciones constituidas como entidades sin ánimo de lucro.

Por lo anterior, es importante que verifiques con la legislación vigente si te aplica la exoneración en el aporte de salud y parafiscales. La siguiente es la tabla de aportes por seguridad social de los no exonerados.

Subsistema Riesgo I
(0.522%)
Riesgo II
(1.044%)
Riesgo III
(2.436%)
Riesgo IV
(4.350%)
Riesgo V
(6.960%)
Salud (8.5%) 110.500 110.500 110.500 110.500 110.500
Pensión (12%) 156.000 156.000 156.000 156.000 156.000
Riesgos laborales (según % riesgo) 6.786 13.572 31.668 56.550 90.480
Costo total por seguridad social 273.286 280.072 298.168 323.050 356.980

Costos de nómina pagados por parafiscales

Los aportes parafiscales son pagos que hace la empresa para apoyar la niñez, educación y el bienestar de los empleados y sus familias.

Los aportes parafiscales son gravámenes establecidos por la Ley, de carácter obligatorio que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para el beneficio del propio sector, SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar.

Actualmente son tres subsistemas:

  • SENA: Aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje. Su función es capacitar para el trabajo.
  • ICBF: Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Su finalidad es propender por el bienestar de los niños y de las familias en general.
  • CAJA: Aportes a las Cajas de Compensación Familiar. Entidades que otorgan un subsidio a los trabajadores, brinda servicios de recreación, formación y bienestar general al trabajador y su grupo familiar.

La gran mayoría de las empresas en Colombia están exoneradas de pagar los aportes al ICBF y SENA para los empleados que devengan menos de 10 SMLMV, excepto las que indicamos en el capítulo anterior de seguridad social.

Por lo tanto, para empleados que devengan un salario mínimo mensual vigente, el empleador solo está obligado a pagar la caja de compensación familiar.

Subsistema Tarifa Costo sin exoneración Costo con exoneración
SENA 2% 26.000 0
ICBF 3% 39.000 0
CAJA 4% 52.000 52.000
Costo total por parafiscales 117.000 52.000

Costos de nómina por prestaciones sociales

Las prestaciones sociales y las vacaciones son beneficios que provee el empleador para proteger al trabajador, asegurando ahorros al momento de terminar su contrato laboral, otorgando primas semestrales y garantizando periodos de descanso remunerado.

Los costos de nómina a cargo del empleador por estos conceptos son:

Prestación Porcentaje Costo mensual
Prima legal 8.333% 121.828
Cesantías 8.333% 121.828
Intereses a las cesantías 1% 14.620
Vacaciones 4.166% 54.158
Costo total por prestaciones 312.435

Costos de nómina detallados para un empleado que gana un salario mínimo

Para resumir, el costo de nómina total que debe asumir un empleador dependerá si su empresa y actividad económica está o no exonerada por la ley 1607 y 1943, junto con la clasificación del riesgo de la actividad que realiza el empleado.

A continuación, te presentamos las tablas de resumen de los costos de nómina totales para un empleado que gana el salario mínimo en 2024:

Para un empresa exonerada

Concepto de costo Riesgo I
(0.522%)
Riesgo II
(1.044%)
Riesgo III
(2.436%)
Riesgo IV
(4.350%)
Riesgo V
(6.960%)
Pagos al empleado (salario y transporte) 1.462.000 1.462.000 1.462.000 1.462.000 1.462.000
Seguridad social 162.786 169.572 187.668 212.550 246.480
Aportes parafiscales 52.000 52.000 52.000 52.000 52.000
Prestaciones sociales 312.435 312.435 312.435 312.435 312.435
Costo de nómina total Exonerado 1.989.221 1.996.007 2.014.103 2.038.985 2.072.915

Para una empresa no exonerada

Concepto de costo Riesgo I
(0.522%)
Riesgo II
(1.044%)
Riesgo III
(2.436%)
Riesgo IV
(4.350%)
Riesgo V
(6.960%)
Pagos al empleado 1.462.000 1.462.000 1.462.000 1.462.000 1.462.000
Seguridad social 273.286 280.072 298.168 323.050 356.980
Aportes parafiscales 117.000 117.000 117.000 117.000 117.000
Prestaciones sociales 312.435 312.435 312.435 312.435 312.435
Costo de nómina total Exonerado 2.164.721 2.171.507 2.189.603 2.214.485 2.248.415

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