IBC de vacaciones: ¿cómo calcularlo?

Cuando un empleado disfruta vacaciones, el valor a pagar por ellas se calcula con base en el salario actual y el promedio del último año de sus pagos salariales diferentes al trabajo suplementario (horas extras).

Ten cuidado al momento de hacer el aporte a la seguridad social, porque el IBC de vacaciones puede ser diferente al valor que se pagó por vacaciones, ya que se calcula tomando en cuenta el IBC reportado en el mes inmediatamente anterior a la fecha de inicio del disfrute de las vacaciones, como es explicado en el artículo 70 del Decreto 806 de 1998.

Los casos más comunes en que esto sucede son:

• Incrementos salariales en el mes anterior.
• Personas de ventas que ganan remuneración variable mes a mes.
• Empleados con remuneraciones variables, incluyendo trabajo suplementario y horas extras.
• Incapacidades reportadas en el mes anterior.

Los pasos que debemos seguir para determinar el IBC de vacaciones son los siguientes:

1. Identificar el IBC del mes anterior. La base se calcula con el IBC de todas las líneas aportadas en el mes anterior. Totaliza el IBC con el que se hizo el aporte de salud o pensión, ese es el que debes usar como base.
2. Totalizar los días aportados en el mes anterior. Casi siempre son 30, pero si por alguna razón le están dando vacaciones al empleado con menos de un mes de trabajo, debemos tener en cuenta solo los días aportados en el mes anterior. No se deben omitir tampoco los días de licencia no remunerada (SLN).
3. Calcular la base diaria. Dividimos el IBC total calculado en el paso 1 entre los días calculados en el paso 2.
4. Calcular el IBC de vacaciones. En la línea de vacaciones (VAC) que se debe discriminar en la PILA, debemos registrar la multiplicación de la base diaria del paso 3 con los días disfrutados de vacaciones del mes actual.

Ten especial cuidado en los casos en que el empleado disfruta vacaciones que pasan de mes. Para la PILA solo debemos contar los días que efectivamente se disfrutaron en el mes que se va a reportar. Esto exige que en el mes siguiente, también se debe hacer un registro aparte para los días que no se reportaron en el mes actual.

Lo más importante a tener en cuenta es que no debes recalcular el IBC para el mes siguiente, ya que la base de liquidación se debe mantener igual a las reportadas en el mes que efectivamente se comenzaron a disfrutar.

El IBC de vacaciones solo afecta a los subsistemas de seguridad social, es decir que este IBC aplica únicamente para los siguientes aportes:

• Salud
• Pensión
• Fondo de solidaridad pensional
• Fondo de solidaridad - subsistencia
• Riesgos laborales (se reporta IBC de vacaciones pero la tarifa es 0% en la línea de vacaciones)

Ten en cuenta que el IBC de parafiscales se debe calcular sobre lo realmente pagado por las vacaciones disfrutadas en el mes.

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), fiscaliza a los aportantes para garantizar el cumplimiento de los derechos pensionales y las contribuciones parafiscales. En las auditorías que han realizado a las empresas, han hecho un detallado seguimiento a los ingresos bases de cotización (IBC) usados para los aportes a los subsistemas de seguridad social.

Los cálculos necesarios para determinar el IBC de vacaciones están automatizados en el software de nomina Bitákora. Nuestro objetivo es que destines menos tiempo a liquidar la nómina y por eso no queremos que te preocupes por estar haciendo estos cálculos que son dispendiosos y propensos a cometer errores.

Puedes confiar en Bitákora para hacer tus aportes a la seguridad social, ya que contamos con el aval de la UGPP para la presentación de los reportes de nómina y salarios.