Bitákora cumple un año liquidando nóminas en Colombia

Cumplimos un año desde que nuestros primeros clientes pagaron correctamente la nómina de sus empleados con Bitákora. A este momento ya son más de 100 empresas y 5.300 empleados liquidados mensualmente.

Este es el resultado de varios años de diseño, con lo que dimos vida a una nueva forma de liquidar la nómina, la cual consideramos es revolucionaria. Nos propusimos que a todo momento nuestros usuarios pudieran conocer el costo total y exacto de la nómina, sin que las áreas de Recursos Humanos tengan que hacer cierres demorados en los días más críticos del año.

En Sincosoft hemos estado liquidando nóminas desde el año 2003, el antecesor de Bitákora, Sinco GTH, ha liquidado durante todos esos años a decenas de miles de empleados en Colombia.

Como resultado tuvimos muchísimos aprendizajes, no solo de cómo hacer software, sino también de todo el contexto legal y contable asociado a esta actividad. Así como estuvimos en la tarea de mejorar técnicamente nuestra aplicación, estuvimos leyendo y estudiando las normas laborales, tributarias y contables, con lo cual nos convertimos en expertos en nómina.

¿Por qué son las áreas de nómina, recursos humanos y contabilidad las que se tienen que quedar el 24 de diciembre en la oficina, mientras que muchas personas de las otras áreas están preparando el brindis?

Esto no solo le pasaba a nuestros usuarios, también nuestros equipos de desarrollo y soporte, quienes eran los que debían esperar a que todos nuestros clientes pudieran efectuar sus pagos correctamente antes de ir a casa con sus familias.

Estuvimos indagando y vimos que esto no era solo un problema de nosotros, eso le pasa a muchos de los que se dedican a pagar la nómina, y aunque los software que existen han ayudado a hacer esa tarea más fácil, había una oportundidad para intentarlo nuevamente.

Existiendo tantos software de nómina en el mercado y habiendo desarrollado nosotros mismos uno durante tanto tiempo, si lo íbamos a hacer nuevamente, era obligatorio que la solución fuera radicalmente distinta a la que todo el mundo conoce.

Nos propusimos tres pilares que guiarían todas nuestras decisiones con respecto a nuestro software de nómina:

• Debería ser totalmente en línea, siempre nuestro usuario concocerá el costo exacto de su nómina.
• La contabilidad debería ser impecable, no habrá fricción entre el liquidador de nómina y el contador.
• La experiencia de nuestros usuarios operando Bitákora debería ser fluida, con pocos minutos de trabajo podrán resolver todas sus necesidades.

Todos los días nos estamos preguntando si las actividades que realizamos honran estos principios y ponemos todo nuestro empeño, para que esto sea así.

Estas son algunas de las capacidades que están disponibles cuando decides liquidar la nómina con Bitákora:

A cada evento que registra un usuario, ya sean novedades, vacaciones, incapacidades, licencias, o aumentos de salario, entre otros, Bitákora reactivamente genera los procesos de cálculo necesarios para que la liquidación siempre esté liquidada y la contabilidad resuelta. Sin necesidad de correr otro proceso tendrás automáticamente:

• Cálculo de la seguridad social a cargo del cotizante.
• Liquidación de la retención en la fuente de nómina y anexas.
• Generación de la PILA.
• Cálculo de las provisiones de seguridad social, ajustando los redondeos de PILA.
• Consolidación de prestaciones sociales.
• Causación contable de la nómina por pagar y provisiones de mes.
• Cálculo de la nómina electrónica.

No tendrás que esperar al cierre del periodo de pago para consultarlo. Están ahí siempre, para cada novedad que registres.

Para Bitákora una contabilidad impecable no solo significa que se calcule con anticipación, sino que además de esto, las causaciones de nómina no generen un reproceso en el área contable de tu empresa. Así contabilizamos en Bitákora:

• Como liquidamos la PILA con anticipación podemos calcular la diferencia entre lo que se debe pagar y el valor aportado por el trabajador. Así, esos pesitos de redondeos se van directamente a contabilidad en la provisión de mes.
• Consolidamos las prestaciones sociales mes a mes. Calculamos la deuda exacta por cada prestación y sacamos la diferencia con el saldo contable existente al incio del mes. De esta manera al final del año no toca hacer los ajustes derivados de la consolidación.
• Podemos prorratear la nómina de un empleado en varios centros de costos, incluso varias veces al mes. Por eso podemos entregar la información limpia a contabilidad. Además, cuando prorrateamos, estamos pendientes de los pesitos que pueden quedar sobrando en los redondeos y garantizamos que el total contabilizado sea igual al total pagado.
• El comprobante de egreso de PILA cruza exacto los descuentos realizados a los empleados con las provisiones de la empresa.

Cuando se adquiere un software de nómina, lo que se espera es una solución que resuelva los cálculos complejos que nos exige la legislación colombiana. Además de hacerlo bien, debería ser fácil. Así lo logramos en Bitákora:

• Los cálculos hacen parte del código fuente, no son fórmulas que el usuario debe parametrizar para lograr que liquide correctamente. Bitákora se activa y en minutos ya puedes generar los pagos a tus empleados.
• La interfaz es clara e invita a los usuarios a hacer los procesos que necesita hacer. Las opciones están donde se supone que deben estar y por eso es fácil habituarse a Bitákora en poco tiempo.
• Te ayudamos a pasar de tu sistema anterior a Bitákora, porque sabemos que los cambios son difíciles y que la nómina no da espera, nos comprometemos a que pagas tu primera quincena sin contratiempos.

Estamos escuchando contínuamente a nuestros usuarios y clientes potenciales, sabemos que hay muchas tareas que siguen generando desgaste y nuestro objetivo es que liquidar la nómina con Bitákora sea tan fácil, que nadie se vuelva a quedar trabajando después de las 5 de la tarde en nómina.

Nuestros proyectos que están en curso son:

• Nómina electrónica sin operadores: ya hicimos lo complicado y es cumplir con todos los cálculos que nos exige la DIAN. Ahora queremos que nuestros clientes puedan firmar y trasmitir sus documentos directamente.
• Portal de empleados miBitákora con más poderes: deseamos que todas las peticiones que tengan los empleados hacia las áreas de Recursos Humanos puedan ser administradas desde nuestra aplicación.
• Legalización de incapacidades: no solo controlar la cartera que deben las administradoras, también queremos que se genere la contabilización de las recuperaciones y castigo de saldos.
• Adaptación a las reformas laborales, tributarias y pensionales: que las medidas de los gobiernos no entorpezcan el día a día de las áreas de Gestión Humana.